Meilensteinplan – Wichtige Projektphasen abbilden
Als Projektleiter eines größeren und länger andauernden Projektes kommt es oft vor, dass du deinem Auftraggeber, deinem Steuerungsgremium oder deiner Projektorganisation den aktuellen Projektstand präsentieren musst. Natürlich hast du einen Projektstrukturplan, auch Gant-Diagramm genannt, erstellt. Darin hast du jedes Aufgabenpaket, jede einzelne Aufgabe oder Tätigkeit des Projektes inklusive der Zuständigkeiten detailliert geplant und abgebildet. Sehr wahrscheinlich hast du auch schon Meilensteine darin aufgeführt.
Als guter Projektleiter hast du das sicherlich in der Art oder zumindest so ähnlich.
Oft ist es jedoch so, dass deinen Auftraggeber die Detailarbeiten wenig oder überhaupt nicht interessieren. Er möchte einfach nur den Stand der wichtigsten Projekttermine, also der Meilensteine wissen. Kurz: Er will wissen, liegt das Projekt im Plan?
Genau hier hilft dir diese Excel-Vorlage Meilensteinplan weiter.
Was ist ein Meilensteinplan?
Nach Wikipedia lässt sich der Begriff „Meilensteinplan” wie Folgt definieren:
„Ein Meilenstein im Sinne einer Meilensteinplanung nach DIN 69 900 ist ein „Ereignis besonderer Bedeutung“ im Ablauf eines Projekts. Wesentlicher Bestandteil eines Meilensteins ist oft die Termineinhaltung. Man kann einen Meilenstein als einen „nach außen kommunizierten Zeitpunkt, bis wann bestimmte Aufgaben erledigt sein müssen“ verstehen. Ein Meilenstein hat dabei keine zeitliche Ausprägung (Dauer = 0 Tage) und beinhaltet keine Tätigkeit. Er ist ein prüfbares Ergebnis…“
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Meilensteinplan
In einem Meilensteinplan werden also die wichtigsten Termine im Sinne der Termineinhaltung eines Projektes abgebildet. Meilensteine dienen der Orientierung. Mit Hilfe von Meilensteinen kann der Projektstand bzw. der Projektfortschritt überprüft und bei Bedarf auch angepasst werden.
Ein Meilensteinplan ist im Grund nichts anderes als:
- Eine Projektzeitachse
- Ein Zeitstrahl
- Eine Zeitachse
- Ein Eckterminplan
- Oder auf Englisch: Roadmap
Wie werden Meilensteine definiert?
Wie werden nun Meilensteine definiert? Projektarbeit ist Teamarbeit. Daher wird auch ein Meilensteinplan am besten im Projektteam erstellt. Dazu setzt sich das Projektteam zusammen und definiert anhand des ausführlichen Projektstrukturplans die wichtigsten Punkte eines Projektes als Meilensteine.
Es ist natürlich auch möglich, zuerst die Meilensteine zu definieren und danach den ausführlichen Projektstrukturplan praktisch um die Meilensteine herum zu planen.
Nach welcher Methode du planst – Definition der Meilensteine aus dem Projektstrukturplan heraus oder zuerst die Meilensteine definieren und dann den Strukturplan erstellen – bleibt dir überlassen. Jeder hat so seine Vorgehensweise mit der er besser arbeiten kann.
Wobei es natürlich auch auf die Art des Projektes ankommt, nach welcher Vorgehensweise geplant wird.
Es gibt aber auch Projekte in denen die Planungsreihenfolge quasi durch den Auftraggeber vorgegeben ist. Nämlich dann, wenn der Auftraggeber die für ihn wichtigen Meilensteine vorgibt. Dann ist fast schon alles klar und es müssen, wenn überhaupt, nur noch wenige Meilensteine zusätzlich vergeben werden.
Ganz egal wie du planst, Meilensteine und eben auch ein Meilensteinplan sind wichtig innerhalb eines Projektes. Denn: Ein Meilensteinplan dient der Übersicht der wichtigsten Projektphasen in Bezug auf die Termineinhaltung. Er dient damit auch dir als Projektleiter als roter Faden, der dich etappenweise durchs Projekt führen kann.
An dieser Stelle noch der Hinweis auf die beiden Excel-Vorlagen „Projektplan-light“ und „Projektplan Pro“. Mit beiden Vorlagen können Projektstrukturpläne erstellt werden, wobei der Projektplan-Pro einige zusätzliche Features enthält. Einfach mal testen.
Projektplan Pro – Projektstrukturplan erstellen
Aufbau der Vorlage Meilensteinplan
Die Vorlage „Meilensteinplan“ zeigt im oberen Bereich den Zeitstrahl bzw. die Meilensteinplangrafik auf dem die Meilensteine abgebildet werden. Die Meilensteine selbst werden in der Tabelle darunter eingegeben. Aus dieser Tabelle werden dann die Länge bzw. der Zeitraum des Zeitstrahls erstellt. Alle Meilensteine werden automatisch in die Meilensteinplangrafik übernommen.
Liegen mehrere Meilensteine direkt beieinander, kann die Position im Diagramm angepasst werden. Dazu ist eine Eingabe im Bereich von +[Zahl] und –[Zahl] möglich. Dadurch können z.B. auch regelmäßig stattfindende Projekt-Reviews (Status-Meetings) auf einer Linie dargestellt werden und heben sich so von den anderen Meilensteinen besser ab.
Kleiner Tipp: Die Grafik des von dir erstellten Meilensteinplanes kannst du einfach herauskopieren und in deine Projektpräsentation einbauen. So ein Meilensteinplan ist immer ein schöner Blickfang und zeigt den wesentlichen Projektstand.
Meilensteinplan individualisieren – Bring Farbe ins Spiel
Die Farbe der Vorlage kannst du ganz nach deinen Bedürfnissen oder auch dem Projektdesign anpassen. Nutze dazu die normalen Standard Excel-Menüelemente.
Und noch ein Tipp: Falls du einzelne Meilensteine hervorheben möchtest, weil sie vielleicht wichtiger sind als andere, kannst du auch das machen. Gehe dazu wie Folgt vor:
- Klicke den entsprechenden Meilenstein im Diagramm an.
- Wähle eine andere Form, eine Farbe, eine andere Schrift etc.
Und schon hast du einen Meilenstein hervorgehoben.
Ganz nach dem Motto, einfach mal probieren. Es kann nichts passieren.
Extra Hinweise zu einzelnen Meilensteinen lassen sich übrigens auch durch das Einfügen einer Textbox machen. Dazu einfach die Textbox aus den Standard Excel-Formen einfügen und farblich dem entsprechenden Meilenstein zuordnen, fertig.
Fazit
Mit der Vorlage Meilensteinplan baust du dir deinen projektspezifischen Meilensteinplan auf. Dabei erfasst du einfach die Meilensteine und die wichtigsten Daten dazu in einer Tabelle. Der Meilensteinplan wird in Form eines Zeitstrahls automatisch aus den Daten der Tabelle generiert.
Durch farbliche Anpassungen kannst du den Meilensteinplan noch mehr an deine Bedürfnisse anpassen und einzelne Punkte speziell hervorheben.
Du bekommst eine übersichtliche Darstellung deiner Projekt-Meilensteine auf einem DIN-A4-Blatt.
Die Grafik des erstellten Meilensteinplanes kann einfach herauskopiert und in eine Projektpräsentation oder auch Projektdokumentation eingebaut werden.
So ein Meilensteinplan ist immer ein schöner Blickfang und zeigt bildlich den aktuellen Projektstand.
Auch interessant in diesem Zusammenhang:
• Projektplan-Pro
• Projektplan Excel
• Personalplaner
• Protokoll-Vorlage für Excel
• Fotodoku – Fotodokumente erstellen
• Aktionsplan
DOWNLOAD kostenlos:
Meilensteinplan.xlsx [Excel ab Version 2016 | 29 KB]
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