Projekttagebuch – Eine Excel Vorlage für Projektleiter

Mit unserer Projekttagebuch Vorlage für Excel bekommst du ein wichtiges Tool und Dokument für dein Projektmanagement. Darin kannst du alle wichtigen Informationen zu einem Projekt notieren. Es ist eine Art Tagebuch für Projekte. Darin werden alle wichtigen Ereignisse, Entscheidungen, Probleme und Fortschritte notiert. Im Projekttagebuch können Projektleiter, Teammitglieder und andere Beteiligte wichtige Informationen, Mehrkosten, Ideen und Gedanken zum Projekt festhalten und jederzeit analysieren.

Die Excel Vorlage Projekttagebuch ist besonders nützlich für Projektleiter bzw. für Projektmanager. Damit behalten sie den Überblick, können Meilensteine festhalten und auch die Kommunikation im Projektteam verbessern.

Ein weiterer Nutzen eines Projekttagebuches ist der, dass du daraus Erfahrungen aus Laufenden und bereits abgeschlossenen Projekten zusammenstellen kannst. Was lief gut und was war nicht so gut. Diese Erkenntnisse können dann in neue Projekte einfließen und die Projektplanung vereinfachen sowie den Projektverlauf optimieren.

Durch die Verwendung der Excel Vorlage Projekttagebuch werden deine Projekte nachvollziehbar. Zusätzlich wird die Zusammenarbeit im Team gefördert.

Das Wichtigste der Projekttagebuch Vorlage für Excel in der Übersicht:

Das Führen eines Projekttagebuches ist ist aus dem Projektmanagement* nicht wegzudenken. Diese Excel Vorlage bietet dir viele Vorteile beim aufzeichnen der Projektfortschritte. Welche das sind, zeigt dir die folgende Auflistung:

• Einfache Erfassung der wichtigsten Informationen über viele Projekte hinweg
• Die umfangreichen Filtermöglichkeiten erleichtern die Analyse eines Projektes
• Drop-Down-Menüs sorgen für eine schnelle Auswahl eines Projektes, des Bearbeitungsstatus oder der Kategorie
• Sehr leichte Verfolgung von zusätzlichen und ungeplanten Projektkosten durch Kostenerfassung
• Sorgt für Erleichterung in deinem Projektmanagement

Gerade wenn du gleichzeitig an mehreren Projekten arbeitest, gehen wichtige Informationen schnell verloren. Hier hilft das regelmäßige Erfassen der Projektthemen. So geht keine Information verloren. Ein mühseliges Suchen in E-Mails oder Protokollen wird reduziert. Schau einfach im Projekttagebuch für Excel nach und filtere die relevanten Informationen heraus.

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Was ist ein Projekttagebuch?

In einem Projekttagebuch* notiert der Projektleiter oder der Projektmanager alle Informationen während einem Projekt. Ein Tagebuch für Projekte ist wie ein Logbuch zu verstehen. Darin werden alle wichtigen Informationen aus Besprechungen, Beschlüsse oder Dinge, die in irgendeiner Form Einfluss auf ein Projekt haben, notiert. In ein Projekttagebuch sollten alle Informationen eingetragen werden, die irgendwann mal wichtig sein könnten. So kannst du als Projektleiter Entscheidungen jederzeit nachvollziehen und begründen.

Der Aufbau und die Funktionen der Excel Vorlage Projekttagebuch

Die Excel Vorlage Projekttagebuch besteht aus den zwei Tabellenblättern „Projekttagebuch“ und „Stammdaten“.

Im Projekttagebuch erfasst du in chronologischer Reihenfolge die Informationen zu deinen Projekten.

Im Tabellenblatt Stammdaten legst du fest, an welchen Projekten du gerade arbeitest (Projektnamen), welche Bearbeitungsstatus es gibt sowie die Kategorien. Diese Eingaben kannst du später im Projekttagebuch über Drop-Down Menüs auswählen.

Schauen wir uns nun das Projekttagebuch (Tabellenblatt Projekttagebuch) an. Das ist eine einfache Liste. In der ersten Spalte wählst du das Projekt aus, zu dem du eine Notiz machen möchtest. Dazu wählst du im Drop-Down-Menü einfach einen der Einträge, die du zuvor unter den Stammdaten eingetragen hast.

In die nächste Spalte „aufgenommen am“ trägst du das Erfassungsdatum ein. Dadurch kannst du später nachvollziehen, wann der Eintrag gemacht wurde. Danach wählst du auch wieder über ein Drop-Down-Menü aus, zu welcher Projektphase innerhalb des Projektes die Notiz gehört.

Die 5 Projektphasen im Projektmanagement 

Folgt man dem Projektmanagementprozess, werden Projekte in Phasen unterteilt. Es gibt das 4 Phasen-Modell, das 5-Phasen-Modell und auch das 7-Phasen-Modell. In unserer Vorlage haben wir das 5-Phasen-Modell unter der Spalte „Projektphasen“ aufgenommen. Du kannst das aber jederzeit im Tabellenblatt „Stammdaten“ anpassen, sollte für dich ein anderes Phasen-Modell in Frage kommen.

Die Unterteilung in Projektphasen sorgt für einen besseren Überblick. Ein Projekt wird dabei in einzelne Abschnitte unterteilt. Es lässt sich leichter planen. Jede Phase hat ihre Besonderheiten und die kannst du durch Unterteilung in Projektphasen leichter verfolgen. Du kannst Probleme schneller erkennen und lösen. Insgesamt läuft ein Projekt geordneter ab. Die 5 Projektphasen sind:

• Phase 1: Initiierung
• Phase 2: Planung
• Phase 3: Ausführung
• Phase 4: Monitoring/Überwachung
• Phase 5: Projekt-Abschluss

Bitte beachte auch den Artikel von Solutions2SHARE.com. Dort wird das Thema Projektphasen weiter erläutert.

Projektplan-Pro

Die Excel-Vorlage „Projektplan Pro“ unterstützt dich bei der Planung deiner Projekte. Die Vorlage ist einfach und übersichtlich aufgebaut. Du kannst die Vorlage individuell ganz nach deinen Bedürfnissen anpassen.

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Bearbeitungsstatus und Kategorie im Projekttagebuch für Excel

Nun geht es weiter mit den Spalten „Bearbeitungsstatus“ und „Kategorie“. Beides kannst du wieder über ein Drop-Down-Menü auswählen.

Als nächstes kommt der wichtigste Eintrag, die Notiz. In Spalte „G“ trägst du das Ereignis als Text ein. Das kann ruhig auch ein längerer Text sein. Hier kommt alles rein, was an diesem Tag wichtig war. Wenn du mehrere Themen hast, die zu einem Projekt gehören, macht es auch Sinn, eine weitere Zeile zu erfassen. So gibt es zum Beispiel eine Idee, die das Projekt in eine andere Richtung lenken kann und erst genauer analysiert werden muss. Zeitgleich gibt es aber auch einen neuen Wunsch des Auftraggebers, der zu Mehrkosten führt. Dann macht es Sinn, die beiden Punkte, obwohl sie am selben Tag aufgetreten sind, in 2 Zeilen zu erfassen. Dadurch wird die spätere Analyse einfacher.

In Spalte „H“ kommt dann der Eintrag auf die Kosten bezogen. Gab es etwas, dass zu Mehrkosten führt oder auch zu Minderkosten, dann trägst du die Kosten in diese Spalte ein. Zum Schluss gib es noch die Spalten „I“ und „J“. Hier kannst du eintragen, wann ein Punkt erledigt wurde oder auch erledigt sein soll. Ebenso kannst du hier eine zusätzliche Bemerkung eintragen.

Vorlage Projekttagebuch für Excel – die Filterfunktion hilft bei der Analyse

Der Filter der Vorlage Projekttagebuch hilft dir bei der Analyse eines Projektes. Zuerst setzt du den Filter in Spalte „B“ auf das Projekt, welches du genauer analysieren möchtest. Nun kannst du weitere Filter setzen, um zum Beispiel die Mehrkosten des Projektes herauszufinden.

Durch die Filterfunktion in Excel kannst du auch mehrere Projekte gleichzeitig im Projekttagebuch erfassen.

Das Fazit zur Excel Vorlage Projekttagebuch

Unsere Excel Vorlage Projekttagebuch, hilft bei der Verwaltung von Projekten. Über die Vorlage kannst du alle wichtigen Informationen festhalten. Das können zum Beispiel Ereignisse, Entscheidungen und Projektfortschritte sein. Mit der Vorlage wird das Projektmanagement erleichtert, Projektleiter und Teammitglieder behalten den Überblick und können sich besser austauschen.

Ein Tagebuch macht Projekte nachvollziehbar und ermöglicht es, aus den Erfahrungen abgeschlossener Projekt für neue Projekte zu lernen. Du kannst alle wichtigen Daten zu einem Projekt in dieser Projekttagebuch Vorlage erfassen. Dadurch kann leicht nachvollzogen werden, welche Entscheidungen getroffen wurden.

Es ist besonders nützlich, wenn du mehrere Projekte gleichzeitig bearbeitest. Du kannst alle wichtigen Informationen in einem Tagebuch erfassen und jederzeit nachlesen. Dadurch wird die Projektarbeit einfacher und erfolgreicher. Lade jetzt unsere Vorlage Projekttagebuch – eine Excel Vorlage für Projektleiter kostenlos herunter.

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