Excel-Vorlage Ausleihliste
Die Vorlage „Ausleihliste für Excel – Gegenstände ausleihen“ ist eine Vorlage aus der Praxis und für die Praxis. Sie ist auf Anfrage einer Leserin von Alle-meine-Vorlagen.de entstanden. Es gibt mehrere Mitarbeiter, die sich Maschinen ausleihen, um diese auf die Baustelle mitzunehmen. Bisher wurde die Ausleihliste immer von Hand oder über eine einfache Excel-Listen geführt. Es war sehr schwer möglich, auf einen Blick zu sehen, ob eine Maschine bereits verliehen ist und falls ja, bis wann die Maschine verliehen ist. Das war recht unkomfortabel und die Liste war mühsam zu führen.
Dies sollte übersichtlicher und einfacher werden. So kam die Anfrage an mich, eine Ausleihliste zu erstellen. Darin sollte sichtbar sein, welche Maschinen bereits ausgeliehen sind, an wen und wie lange. Zusätzlich sollte eine Art Warnung erscheinen, falls eine Maschine bereits ausgeliehen ist und zeitgleich nochmal verliehen werden soll.
Ich fand die Idee einer Ausleihliste sehr interessant. Zudem war ich der Meinung, dass diese Liste viele weitere Nutzer finden wird. Kurzum, ich habe die Ausleihliste erstellt.
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Hast auch du einen Vorlagen-Wunsch?
Du quälst dich mit einer einfachen oder auch zu komplizierten Liste? Oder du vermisst eine Vorlage hier? Dann schreib mir doch einfach eine kurze Mail und beschreibe deinen Wunsch.
Vielleicht erstelle ich dann auch deine Vorlage…
Ausleihliste für Excel – neu erstellen oder anpassen
Zunächst habe ich mich in meinen vorhandenen Vorlagen umgesehen. Vielleicht gibt es ja schon eine passende Vorlage? Oder es gibt eine Vorlage, die bereits vieles mitbringt und als Grundlage verwendet werden kann und sich erweitern bzw. anpassen lässt?
Eine Vorlage, die genau dafür passt, habe ich nicht entdeckt. Aber ich habe die Vorlage „Familienkalender“ gefunden. Daraus lässt sich einiges machen.
Anschauen: Übersicht aller Vorlagen
Diese Vorlage lässt sich gut erweitern oder anpassen. Es ist ein Jahreskalender mit 12 Monaten vorhanden. Die Monate können über Klick auf einen Monatsbutton direkt angewählt werden. Dies hilft, Monatsübersichten* zu erstellen. Du siehst Monat für Monat, wann welcher Gegenstand und an wen dieser verliehen wurde bzw. ist.
Die Ausgabe eines Warnhinweises sobald ein Mitarbeiter einen bereits verliehenen Gegenstand nochmal ausleihen möchte, fehlte in der Vorlage noch. Aber auch das ließ sich über die „Bedingten Formatierungen“ ganz gut lösen.
Herausgekommen ist nun die Excel-Vorlage „Ausleihliste für Excel – Gegenstände ausleihen“.
Das Wichtigste im Überblick:
- 20 Maschinen/Geräte lassen sich hinterlegen
- 10 Mitarbeiter können eingetragen werden
- Monatsübersicht lässt sich drucken
- Warnhinweis bei Überschneidung einer Ausleihung
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Mit vielen weiteren Funktionen wie:
- Monats- und Jahresstatistik
- Bis zu 90 Leihgegenstände eintragen und verwalten
- Für bis zu 15 Mitarbeiter
- Inklusive Bedienungsanleitung
- Passwörter für den Blattschutz werden mitgeliefert
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Ausleihliste für Excel – Aufbau der Vorlage
Im Unteren Bereich findest du die 3 Tabellenblätter „Ausleihübersicht“, „Einstellungen“ und „Leihgüter“. Zunächst beginnen wir mit den Grundeinstellungen.
Tabellenblatt „Einstellungen“
In Zelle C2 definierst du das Kalenderjahr*, für welches die Ausleihliste erstellt werden soll. Zusätzlich stehen dir 2 weitere Tabellen zur Verfügung. In die erste kannst du eigene Termine eintragen (Bereich C23 bis D122). Die zweite Tabelle ist für „Besonderheiten“. Hier kannst du für jeden Tag einen Eintrag vornehmen, der dann in der Ausleihliste quasi als Erinnerung angezeigt wird.
Ausleihliste für Excel – Besonderheiten eintragen
Tabellenblatt „Leihgüter“
In dieser Tabelle gibst du bis zu 20 Leihgüter ein. Leihgüter können Maschinen, Geräte oder auch andere Gegenstände sein, die du zum Verleihen zur Verfügung stellst. Die hier eingetragenen Gegenstände werden im Tabellenblatt „Ausleihübersicht“ im Bereich K1 bis O4 aufgeführt. Zudem kannst du in jeder Zelle der Mitarbeiterspalten (Spalten F bis O) über ein Pull-Down-Menü den zu verleihenden Gegenstand auswählen.
Leihgüter eintragen
Zum Schluss definierst du noch die Namen der 10 Mitarbeiter. Auch das wird im Tabellenblatt „Leihgüter“ gemacht.
Nun hast du die Grundeinstellungen vorgenommen und kannst die ersten Eintragungen vornehmen.
Hinweis:Du kannst natürlich auch die Mitarbeiter bei den Leihgütern eintragen und die Leihgüter bei den Mitarbeitern. So lässt sich die Liste anders führen, d.h. du kannst einem Mitarbeiter bis zu 10 Leihgüter pro Tag zuteilen.
Schreib doch unten in die Kommentare, wie du die Liste einsetzt. Welche Variante ist für dich besser?
Lies auch: Quittung Vorlage für Excel
Arbeiten mit der Ausleihliste für Excel
Du befindest dich im Tabellenblatt „Ausleihübersicht“ und möchtest zum Beispiel vom 05. bis zum 07. August 2019 an Mitarbeiter 2 den „Reinigungsset“ ausleihen. Dazu klickst du jeweils in die entsprechenden Zellen und wählst über das Pull-Down-Menü den „Reinigungsset“ aus.
Auswahl des auszuleihenden Gegenstandes über Pull-Down-Menü
Wenn du nun über mehrere Wochen etwas ausleihen möchtest, kann es sehr zeitaufwendig sein, in jeder Zelle über das Pull-Down-Menü den zu verleihenden Gegenstand auszuwählen.
Hierfür gibt es eine einfache Alternative. Du klickst oben im Bereich der „Leihgüter“ den zu verleihenden Gegenstand mit der rechten Maustaste an und wählst im Pull-Down-Menü „kopieren“ an.
Ausleihliste für Excel – Eintragen der Leihgüter
Nun markierst du den Zellbereich der Tage, an denen der Gegenstand verliehen werden soll und klickst innerhalb des markierten Bereichs mit der rechten Maustaste. Es öffnet sich ein Pull-Down-Menü. Hier wählst du „Einfügen-Werte“ aus.
Leihgut in mehreren Zellen durch „Werte einfügen“ eintragen – Ausleihliste für Excel
Schon hast du deinen Eintrag über mehrere Tage durchgeführt.
Ausleihliste warnt bei Doppelbelegung
Solltest du einen Gegenstand an einem Tag zweimal ausleihen, d.h. du trägst es bei mindestens zwei Mitarbeitern ein, erscheinen die Einträge in Rot. Du siehst also gleich, ob ein Gegenstand bereits verliehen ist und kannst entsprechend umplanen.
Fazit – Ausleihliste für Excel
Für alle die regelmäßig etwas Verleihen (Maschinen, Geräte oder sonstige Gegenstände), ist es wichtig den Überblick zu behalten. Die verliehenen Gegenstände möchtest du ja auch wieder zurückbekommen.
An wen wurde was und wann ausgeliehen? Und wie lange ist es noch ausgeliehen? Genau für diesen Überblick ist diese Excel-Vorlage „Ausleihliste für Excel – Gegenstände ausleihen“ gedacht.
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Download Basis-Version kostenlos
Ausleihliste.xlsx
Excel ab Version 2010 | 174 KB
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